Politique de confidentialité

1. Qui nous sommes

La présente politique de confidentialité s’applique à la plateforme Baron Co-Pack (baroncopack.com), exploitée par :

Baron Co-Pack (9407-4093 Québec Inc.)
Laval (Québec), Canada
Courriel : hello@baroncopack.com

Elle s’applique à toute personne qui visite le site, crée un compte (acheteur/marque ou co-packer/fournisseur), utilise l’assistant conversationnel Baron, ou communique autrement avec nous.

Responsable de la protection des renseignements personnels (RPRP)

Conformément à la Loi 25, la personne suivante exerce la fonction de responsable de la protection des renseignements personnels pour Baron Co-Pack :

Nom : Nelson Roberge
Titre : Président-directeur général et cofondateur ; responsable de la protection des renseignements personnels
Courriel : hello@baroncopack.com

Ce titre et ces coordonnées sont publiés sur le site conformément à l’article 3.1 de la Loi 25.

2. Champ d’application

Cette politique décrit les renseignements personnels que nous recueillons dans le cadre de l’exploitation de Baron Co-Pack, un répertoire et une place de marché B2B mettant en relation des marques agroalimentaires et des co-packers/fournisseurs de services, pourquoi nous les recueillons, avec qui nous les partageons, combien de temps nous les conservons, et les droits dont vous disposez.

3. Renseignements personnels que nous recueillons

• Compte et profil — Nom, nom de l’entreprise, courriel, téléphone, ville/région, langue préférée, rôle (marque ou co-packer). Fournis directement à l’inscription ou à la modification du profil.
• Fiches et contenu de la plateforme — Description de l’entreprise, catégories de service, images, ville affichée publiquement (l’adresse civique exacte n’est jamais publiée). Fournis par le membre lors de la création ou mise à jour d’une fiche.
• Paiement et facturation — Statut d’abonnement, historique de facturation ; les numéros de carte sont traités et stockés par Stripe, jamais par nous. Fournis à Stripe lors du paiement.
• Navigation et cookies — Cookies de session, d’authentification et, selon vos choix, cookies fonctionnels, analytiques ou publicitaires. Collectés automatiquement, selon vos préférences de consentement.
• Traçage d’activité et indice de santé de la fiche — Date de dernière connexion, nombre de connexions, mises à jour de fiche, demandes de service envoyées ou reçues, adhésion. Générés automatiquement par l’usage de la plateforme.
• Échanges avec l’assistant Baron — Questions et messages saisis dans le clavardage ; courriel si vous le fournissez volontairement pour être recontacté. Fournis directement lors d’une conversation avec l’assistant.

Nous ne recueillons pas sciemment de catégories de renseignements sensibles (santé, origine, orientation, opinions politiques, etc.). En particulier, l’« indice de santé » décrit à la section 6 n’est pas un renseignement de santé : c’est un indicateur interne d’engagement et de complétude d’une fiche.

4. Pourquoi nous utilisons ces renseignements

• Créer et gérer votre compte, et vous authentifier de façon sécuritaire.
• Afficher et faire découvrir les fiches de co-packers et de fournisseurs aux marques qui recherchent des services.
• Faciliter la mise en relation entre marques et co-packers (formulaires de demande, messagerie interne).
• Traiter les paiements et gérer les abonnements, par l’entremise de Stripe.
• Assurer le service à la clientèle, y compris par l’assistant conversationnel Baron.
• Mesurer l’engagement sur la plateforme (traçage d’activité, indice de santé des fiches) pour prioriser notre accompagnement et notre suivi auprès des membres.
• Assurer la sécurité de la plateforme et prévenir la fraude ou les abus.
• Respecter nos obligations légales, comptables et fiscales.
• Vous communiquer des renseignements relatifs à votre compte, et, si vous y consentez, des communications marketing (ex. infolettre).

5. Sur quelle base nous traitons vos renseignements

Nous recueillons et utilisons vos renseignements personnels sur l’une des bases suivantes :

• Exécution du contrat — les renseignements nécessaires pour créer votre compte, afficher votre fiche et vous permettre d’utiliser la plateforme telle que décrite dans nos conditions d’utilisation.
• Intérêt légitime raisonnable — mesure d’engagement, sécurité, prévention de la fraude, amélioration du service — toujours proportionné et sans porter atteinte de façon injustifiée à vos droits.
• Consentement — cookies non essentiels (analytiques, publicitaires), communications marketing, et fourniture volontaire de votre courriel à l’assistant Baron. Vous pouvez retirer ce consentement en tout temps.
• Obligation légale — conservation des données financières et fiscales pour la durée exigée par la loi.

6. Traçage d’activité, « indice de santé » des fiches, et absence de décision automatisée

Pour mieux accompagner nos membres, la plateforme trace certains événements liés à l’usage d’un compte (connexions, mises à jour de fiche, demandes envoyées ou reçues, adhésion). Ces données servent à calculer un indice interne, appelé « score » ou « indice de santé » de la fiche, qui reflète le niveau d’engagement et la complétude d’une fiche — par exemple si elle est à jour, active, et reçoit des demandes.

Le terme « santé » désigne ici la santé de la fiche et de son activité commerciale sur la plateforme. Il ne s’agit en aucun cas d’un renseignement de santé personnel au sens de la loi, et cet indice ne fait appel à aucune donnée médicale ou biométrique.

Cet indice alimente un outil de suivi interne (le « CRM Baron ») utilisé par notre équipe (Nelson et Leonardo) pour prioriser les suivis humains auprès des membres — par exemple relancer une fiche inactive ou proposer un accompagnement. Aucune décision ayant un effet légal ou un effet significatif similaire sur vous (ex. suspension ou résiliation de compte) n’est prise de façon exclusivement automatisée à partir de cet indice : toute décision de ce type implique une intervention humaine. Si cela devait changer, nous vous en informerions conformément à l’article 12.1 de la Loi 25 et vous pourriez faire valoir vos observations.

7. Communication à des tiers et fournisseurs de services

Nous ne vendons pas vos renseignements personnels. Nous les communiquons uniquement dans les cas suivants :

• Stripe — traitement des paiements et de la facturation (États-Unis/international). Renseignements concernés : renseignements de paiement et de facturation.
• Anthropic (fournisseur de l’assistant Baron) — génère les réponses de l’assistant conversationnel Baron (États-Unis). Renseignements concernés : contenu des messages échangés avec l’assistant ; courriel si fourni volontairement.
• Hébergeur du site — hébergement de la plateforme et de la base de données, actuellement aux États-Unis ; migration vers un serveur situé au Québec prévue avant le pré-lancement. Renseignements concernés : l’ensemble des renseignements décrits à la section 3.
• Meta et LinkedIn — mesure publicitaire (Meta Pixel, LinkedIn Insight Tag), uniquement si vous consentez aux cookies publicitaires (États-Unis). Renseignements concernés : données de navigation liées à votre visite, aux fins de mesure de nos publicités.
• Autres membres — mise en relation marque ↔ co-packer. Renseignements concernés : renseignements de contact et de fiche nécessaires à une demande de service.
• Autorités légales — lorsque la loi l’exige. Renseignements concernés : selon l’obligation légale applicable.

Chacun de ces fournisseurs n’a accès qu’aux renseignements nécessaires pour exécuter le service qu’il nous rend, dans le cadre d’une entente contractuelle.

8. Transferts de renseignements hors du Québec

Certains de nos fournisseurs traitent des renseignements à l’extérieur du Québec, notamment aux États-Unis : c’est le cas de l’assistant Baron, et, pour le moment, de notre hébergeur. Avant de confier des renseignements personnels à un fournisseur situé hors du Québec, nous procédons à une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, tenant compte notamment du cadre juridique applicable dans le territoire où le renseignement serait communiqué, des mesures de protection contractuelles en place, et de la sensibilité des renseignements. Ces renseignements peuvent être assujettis aux lois du pays où ils sont traités et accessibles aux autorités de ce pays.

Un transfert de notre hébergement vers un serveur situé au Québec est prévu avant le pré-lancement de la plateforme. Une fois cette migration complétée, l’hébergement ne constituera plus un transfert hors Québec et cette section sera mise à jour en conséquence ; le traitement par l’assistant Baron demeurera néanmoins un transfert hors Québec tant que le fournisseur d’intelligence artificielle utilisé sera situé aux États-Unis, tout comme la mesure publicitaire par Meta et LinkedIn lorsque vous y consentez.

9. Durée de conservation

• Renseignements de compte et de fiche : conservés tant que votre compte est actif, puis pendant une période raisonnable après sa fermeture pour répondre à vos demandes et à nos obligations légales.
• Renseignements financiers et de facturation : conservés un minimum de 7 ans, conformément aux exigences fiscales québécoises et fédérales.
• Données de traçage d’activité : les événements bruts (connexions, mises à jour de fiche, demandes) sont conservés 24 mois de façon glissante, après quoi ils sont supprimés ou agrégés de façon anonyme. Les métadonnées sommaires utilisées pour l’indice de santé (ex. date de dernière connexion, nombre de connexions) sont conservées tant que le compte est actif.
• Conversations avec l’assistant Baron : nous conservons les échanges pendant 12 mois pour assurer le suivi et améliorer le service. Notre fournisseur, Anthropic, ne conserve de son côté les données transmises par l’API que le temps techniquement nécessaire (généralement quelques jours, jusqu’à un maximum de 30 jours selon le modèle ou l’entente), et ne les utilise jamais pour entraîner ses modèles par défaut.

Une fois ces périodes écoulées, vos renseignements sont détruits, désidentifiés ou anonymisés de façon sécuritaire.

10. Mesures de sécurité et incidents de confidentialité

Nous prenons des mesures raisonnables, adaptées à la sensibilité des renseignements, pour les protéger contre la perte, le vol et l’accès, l’utilisation ou la communication non autorisés, notamment des accès limités par rôle, des connexions chiffrées, et le recours à des fournisseurs reconnus (Stripe, hébergement infonuagique).

Nous tenons un registre des incidents de confidentialité, conformément à la Loi 25. En cas d’incident présentant un risque de préjudice sérieux, nous en avisons la Commission d’accès à l’information du Québec ainsi que les personnes concernées, dans les meilleurs délais.

11. Cookies et technologies de suivi

Notre site utilise des témoins (cookies) et technologies similaires :

• Cookies essentiels — nécessaires au fonctionnement du site (session, authentification, langue). Ils ne peuvent pas être désactivés.
• Cookies fonctionnels — mémorisent vos préférences (ex. langue choisie).
• Cookies analytiques — pas encore utilisés à ce jour (aucun outil de mesure d’audience n’est branché).
• Cookies publicitaires — le Meta Pixel et le LinkedIn Insight Tag, utilisés pour mesurer l’efficacité de nos publicités. Ils ne se déposent que si vous y consentez.

Lors de votre première visite, un bandeau vous permet d’accepter ou de refuser les cookies non essentiels, et de gérer vos préférences en tout temps via le lien « Gérer les cookies » au pied de page. Pour plus de détails, consultez notre politique de cookies.

12. Vos droits

Conformément à la Loi 25, vous pouvez en tout temps :

• Accéder aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet.
• Faire rectifier des renseignements inexacts, incomplets ou périmés.
• Retirer votre consentement à une utilisation ou une communication de vos renseignements, lorsque ce consentement en est le fondement.
• Demander la cessation de la diffusion de renseignements vous concernant ou la désindexation d’un lien, dans les cas prévus par la loi.
• Demander une copie de vos renseignements dans un format technologique structuré et couramment utilisé (portabilité), lorsque la loi le permet.
• Déposer une plainte auprès de nous ou de la Commission d’accès à l’information du Québec.

Pour exercer un droit, écrivez-nous à hello@baroncopack.com. Nous répondrons dans les délais prévus par la loi et pourrons vous demander de confirmer votre identité.

13. Plaintes

Si vous estimez que vos droits n’ont pas été respectés, vous pouvez d’abord nous écrire à hello@baroncopack.com. Vous pouvez également déposer une plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec (cai.gouv.qc.ca).

14. Mineurs

Baron Co-Pack est une plateforme d’affaires destinée aux entreprises (B2B). Elle ne s’adresse pas aux personnes mineures et nous ne recueillons pas sciemment de renseignements personnels concernant des mineurs.

15. Modifications de cette politique

Nous pouvons modifier cette politique de temps à autre, notamment pour refléter l’évolution de la plateforme ou de la loi. La date de la dernière mise à jour apparaît au bas de cette page. En cas de changement important, nous vous en informerons par un avis sur le site ou par courriel.

16. Nous joindre

Pour toute question sur cette politique ou sur la façon dont nous traitons vos renseignements personnels, écrivez à hello@baroncopack.com, à l’attention du responsable de la protection des renseignements personnels.

Dernière mise à jour : 16 septembre 2026